Papeis e Estrutura da Governança de Dados

Idealmente, organizações precisam gerenciar a atribuição de responsabilidades aos seus membros em relação às atividades que devem ser realizadas. Isso significa que, para que um plano de ação do trabalho seja executado por todos os membros, não apenas é necessário associar funções a cada membro da organização, mas também fornecer uma maneira de organizar e exibir essas atribuições de papéis e responsabilidades. Para tal, existem recursos que podem auxiliar no cumprimento desta finalidade, sendo o mais conhecido chamado de Matriz de Responsabilidades.

Matrizes de Responsabilidades permitem registrar e atribuir diferentes graus de responsabilidade para cada atividade desenvolvida pelos membros de uma organização. Por exemplo, quem é encarregado de realizar a atividade e quem deve ser informado quando a ação está completa. Em geral, todo fluxo de trabalho é dividido em tarefas ou subtarefas e, então, são inseridos na matriz. De forma geral, as Matrizes de Responsabilidades podem ser vistas como um sistema de gráficos que ilustra o objetivo de cada tarefa na organização e a ação que é necessária para ser realizada por cada indivíduo.

A definição de papéis e responsabilidades deve estar em alinhamento com a hierarquia de Governança de Dados proposta. As responsabilidades para cada papel devem ser definidas com limites claros e gerenciáveis e devem ser claramente comunicadas em toda a organização de forma a proporcionar uma maior compromisso na gestão dos ativos de dados.

Faz-se relevante a menção de que, sem papéis e responsabilidades definidos, há um risco aumentado de que a equipe envolvida no trabalho não seja utilizada com eficiência nas funções mais alinhadas ao seu conjunto de habilidades.

Níveis Organizacionais da Governança de Dados

• Nível Executivo: corresponde à função ou autoridade final de poder decisório, atuando também como principal patrocinador do programa de Governança de Dados.
• Nível Estratégico: geralmente compreende a alta administração, composto por conselhos e órgãos que direcionam as iniciativas e o planejamento estratégico quanto à Governança de Dados, dentre suas principais responsabilidades, pode-se citar:
  • Estabelecer metas e objetivos relacionados a gestão de ativos de dados.
  • Fornecer liderança ao programa de Governança de Dados.
  • Estabelecer e aprovar princípios, políticas, processo e padrões de gestão de dados.
• Nível Tático: o corpo atuante neste nível traduz as metas e objetivos previamente definidos pelos níveis supracitados, em objetivos e atividades específicas, compreendendo também atribuições de gestão e monitoramento quanto à realização destas atividades e, principalmente, atuando como principal intermediador de forma a promover uma comunicação eficiente entre o nível estratégico e operacional. Dentre suas principais atribuições, pode-se citar:
  • Fornecer suporte gerencial ao programa de Governança de Dados.
  • Desenvolver artefatos de governança e gestão de dados.
  • Fornecer ajuda operacional no planejamento e na resolução de problemas.
• Nível Operacional: foco na operacionalização, através da execução de atividades que possibilitem o alcance das metas e objetivos previamente estabelecidos. Dentre suas principais atribuições, destacam-se:
  • Representar áreas funcionais através da organização.
  • Executar processos e procedimentos.
  • Garantir conformidade com as políticas.
  • Reportar necessidades.

Camadas Ortogonais da Governança de Dados

• Suporte: Esta camada reúne órgãos que atuam no suporte das atividades da Governança de Dados, sendo responsáveis pela administração do programa de Governança de Dados. Atuam como facilitadores do uso do Conselho de Governança de Dados, comunicando os componentes do programa e os valores do mesmo para a organização, além de fornecer suporte consultivo para os níveis estratégico, tático e operacional. • Parceiros: Esta camada reúne órgãos e entidades que fornecem suporte regulatório e de conformidade.

Distribuição do Processo Decisório Em complemento à estrutura organizacional, é preciso também definir o grau em que o processo decisório está concentrado em um único ponto da organização. O grau de centralização impacta em quão independente ou dependente são os órgãos de um determinado nível. Estruturas organizacionais descentralizadas disseminam responsabilidades de tomada de decisão para gerentes de nível inferior e alguns funcionários não gerenciais. Por outro lado, um modelo organizacional centralizado mantém as responsabilidades de controle e tomada de decisão próximas ao topo da organização.

Hierarquia de Governança

Após uma série de discussões sobre o tema, foi definido pelos representantes da Prefeitura do Recife, em conjunto com representantes da EY, que o modelo mais 26 Matriz de Responsabilidades 3.0 – Abordagem Metodológica da Hierarquia de Governança adequado é o Central-distribuído, tendo em vista que:

• Conforme informado anteriormente, a Prefeitura atualmente opera em um modelo independente, com processos e procedimentos do ciclo de vida dos dados, atuando de maneira descentralizada e específica para cada secretaria. Há a necessidade de centralização e definição hierárquica, no qual papéis e órgãos táticos e estratégicos definirão a gestão e o direcionamento dos procedimentos, padrões e diretrizes de dados para toda a Prefeitura do Recife, havendo uma padronização em todo o “modus operandi” no processo e gestão do ciclo de vida de dados. • Adicionalmente, com a adoção de uma camada centralizada, haverá o reporte periódico de desempenho das funções e atribuições de dados, além de uma estrutura que favorece a implementação de novas iniciativas e adoção de soluções e projetos que agreguem valor à gestão de dados e favoreçam um cenário apropriado para o alcance dos objetivos e da missão da Prefeitura do Recife; • O modelo central-distribuído define um tom apropriado de autoridade de liderança na parte superior, assim como propicia um maior patrocínio e engajamento por parte dos funcionários. • Durante a reunião, foi levantada a possibilidade de aplicação de um modelo puramente centralizado, porém, devido ao cenário atual da Prefeitura, que atualmente opera de forma descentralizada, foi acordada que uma proposição mais híbrida seria mais adequada e viável para a Prefeitura do Recife. Em adição, um modelo meramente centralizado também não seria coerente devido à premissa de que cada secretaria possui particularidades e especificidades no fluxo de coleta, produção, tratamento e disponibilização de dados. • No modelo central-distribuído, as unidades possuem capacidade parcial de agir de forma independente, podendo fazer solicitação de ajustes específicos de políticas, processos e padrões de acordo com suas especificidades. Esta premissa fortalece a escolha do modelo definido, considerando o cenário atual da Prefeitura.

Em geral, a centralização da decisão e supervisão da Governança de Dados aliada à distribuição da operação traz uma maior versatilidade, rapidez e precisão nas decisões, o que seria impossível de obter se toda a gestão dos dados estivesse concentrada em um só órgão no topo da organização. Mediante as informações supracitadas, atualmente a Prefeitura do Recife opera em um modelo independente, no qual os órgãos e secretarias possuem seus próprios procedimentos internos, não havendo uma uniformidade e padronização no gerenciamento de dados da Prefeitura como um todo. Adicionalmente, faz-se relevante que os modelos Local-distribuído e Balanceado exigem um grau maior de maturidade e homogeneidade dos processos de gestão e governança de dados. Requisito este, ainda não atendido pela Prefeitura.

Órgãos e Papéis de Governança Nesta seção, será apresentada uma proposta de Hierarquia de Governança de Dados a ser aplicada pela Prefeitura do Recife. A mesma foi elaborada conforme as nossas metodologias previamente apresentadas na seção anterior. Serão mencionados de forma conceitual, o principal propósito de cada um dos “órgãos e organismos” existentes na proposta e como estes agentes de atuação se relacionam entre si. O programa de Governança de Dados será planejado, gerenciado e implementado por meio de uma hierarquia em múltiplos níveis, sob a liderança do Prefeito, que possui autoridade final de revisão e tomada de decisão. Cada nível consiste em órgãos e papéis que tratam da privacidade, qualidade e gerenciamento de dados, análise de dados, e outras questões em torno do tratamento de dados. Cada nível também possui responsabilidades claramente definidas para aprovação, elaboração, implementação e/ou aplicação de políticas e orientações envolvendo dados.

A Figura abaixo apresenta a recomendação de hierarquia organizacional de alto nível para a Governança de Dados para a Prefeitura de Recife.

Hierarquia da Governança de Dados

No nível mais alto de Governança de Dados, o Prefeito fornecerá o envolvimento necessário do secretariado e, assim, permitirá que o programa de Governança de Dados seja estabelecido em toda a Prefeitura do Recife. O Prefeito atuará também como patrocinador, fornecendo financiamento para a Governança de Dados. Enquanto o Prefeito lidará com os aspectos mais políticos que permitem a existência de Governança de Dados, o programa será conduzido por um Conselho de Governança de Dados realizando a supervisão e definição do framework de governança. De uma forma geral, esse Conselho terá autoridade em toda a Prefeitura sobre o gerenciamento de dados. Mas, diferente do Prefeito, o Conselho de Governança de Dados possuirá objetivos e responsabilidades mais relacionados à implementação real da governança.

O Comitê de Dados fornecerá implementação em nível tático da estratégia de Governança de Dados. O Comitê ainda analisará quaisquer problemas táticos que surjam, além de aconselhar e receber atribuições e prioridades do Conselho de Governança de Dados e resolver problemas técnicos. O Comitê terá como principal atividade a elaboração e recomendações de políticas, padrões e processos para o Conselho de Governança de Dados. Também informará sobre necessidades e problemas relacionados a implementação das políticas de Governança de Dados. O Comitê de Dados poderá instituir subcomitês técnicos, sendo eles permanentes ou temporários, para assessorá-lo em suas atividades. Entre as recomendações de subcomitês técnicos estão o Subcomitê de Qualidade de Dados e o Subcomitê de Análise de Dados.

O Subcomitê de Qualidade de Dados será responsável por fornecer, criar, implementar e manter os padrões de dados no nível institucional e resolver desafios de integridade para garantir o mais alto nível possível de qualidade, precisão e consistência dos dados. O papel deste subcomitê será aumentar a conscientização sobre a qualidade de dados, bem como compartilhar conhecimento sobre práticas de controle e garantia de qualidade de dados. Por sua vez, o Subcomitê de Análise de Dados será responsável por fornecer orientação e suporte para o uso da análise de dados no suporte a decisão e formulação de políticas públicas na Prefeitura de Recife. O papel deste subcomitê será aumentar a conscientização sobre o uso de habilidades analíticas de dados no planejamento e gestão urbana de Recife, bem como compartilhar conhecimento sobre aplicações de práticas analíticas e tecnologias de dados entre os membros da Prefeitura de Recife. Isso inclui ainda monitorar e coordenar as atividades de construção da plataforma piloto de ciência de dados. Por se tratar de uma organização de grande porte, a hierarquia ainda prevê uma organização chamada de Escritório de Governança de Dados que irá apoiar os esforços do Conselho de Governança de Dados, Comitê de Dados, Subcomitês e Autoridades de Dados. A equipe do Escritório de Governança de Dados deve incluir um conjunto de especialistas que irão atuar como facilitadores das atividades da Governança de Dados em todos os níveis. Entre suas atividades espera-se a o auxílio na definição e enquadramento de problemas de dados e alternativas de solução e o suporte na definição de políticas e normas de gerenciamento de dados. O papel de liderança transversal do programa será exercido pelo Chefe Executivo de Dados, sendo responsável por impor padrões, estabelecer métricas e metas de qualidade de dados, além de garantir que as políticas regulatórias, de privacidade e de compartilhamento de informações sejam seguidas.

O Chefe Executivo de Dados também será responsável por liderar os esforços para implementar as metas de gerenciamento de dados da Prefeitura de Recife em processos executáveis e gerenciáveis, conforme deliberações articuladas pelo Conselho de Governança de Dados. O Chefe Executivo atuará como presidente do Conselho de Governança de Dados e também do Comitê de Dados. De forma a creditar autoridade ao Chefe Executivo de Dados, é altamente recomendado que o mesmo deva possuir larga experiência em gerenciamento de dados. Bem como, este papel deve possuir equivalência em nível autoridade de um secretário da Prefeitura de Recife. A execução operacional da Governança de Dados é uma responsabilidade compartilhada entre um conjunto de Unidades de Gestão de Dados. Entende-se que estas unidades são representadas pelas secretarias da Prefeitura, podendo ser unidades com estruturas internas distintas de gerenciamento de dados. Importante ressaltar que, apesar de possuírem estruturas distintas, todas devem respeitar as políticas e diretrizes de Governança de Dados da Prefeitura do Recife.

Cada Unidade de Gestão de Dados, deve designar uma Autoridade de Dados. Enquanto o Comitê e o Conselho elaboram e aprovam os padrões, políticas e procedimentos para o gerenciamento de dados e metadados, as Autoridades de Dados executam os processos e políticas desenvolvidos e são responsáveis por garantir que os dados e seus metadados estejam em conformidade com as políticas e padrões definidos. Cada Autoridade de Dado deve ser atribuída a um servidor com amplo conhecimento de dados relacionados a programas de seu departamento. Este é um papel de liderança que requer compreensão da importância dos dados para o seu departamento e deve ser capaz de traduzir as atividades funcionais do departamento em táticas de dados que contribuam para o cumprimento dos objetivos estratégicos do departamento. O trabalho da Autoridade de Dados requer também a colaboração entre vários servidores de seu departamento. Em geral, esta recomendação de hierarquia de Governança de Dados permitirá que a Prefeitura do Recife implemente políticas, padrões e melhores práticas que apoiem o intercâmbio e o uso efetivo de dados por secretarias, departamentos e órgãos municipais. O Conselho de Governança de Dados definirá metas e aprovará e revisará políticas, padrões e processos. Por sua vez, o Comitê de Dados desenvolverá e recomendará políticas, padrões e processos para atingir as metas de desempenho definidas pelo Conselho de Governança de Dados. O arcabouço de políticas, padrões e processos será implementado pelas Unidades de Gestão de Dados que representarão as secretarias municipais responsáveis pela coleta, armazenamento, gerenciamento, proteção, uso e disseminação de ativos de dados.

Processo de Decisão Embora a autoridade de decisão final esteja com o Prefeito, as decisões de Governança de Dados envolvem muitas pessoas: • O Conselho de Governança aprovará e revisará resoluções de políticas, padrões e processos, bem como definirá diretrizes. • O Comitê de Dados recomendará e elaborará propostas de políticas, padrões e processos. • O Comitê de Dados ainda poderá estabelecer a criação de subcomitês de trabalho que se reunirão conforme necessário para solucionar problemas, encontrar soluções potenciais para problemas de dados e fazer recomendações detalhadas ao Conselho de Governança de Dados. • As Autoridades de Dados serão responsáveis por determinar necessidades e problemas de suas Unidades de Gestão de Dados. • As Unidades de Gestão de Dados, por meio de analistas de qualidade, analistas de dados, arquitetos de dados e outros papéis operacionais, implementarão as políticas, padrões e processos.

A escalada de decisão flui da base ao topo da hierarquia com o Prefeito como autoridade final para tomar decisões, e a implementação flui do topo a base da hierarquia, com as Autoridades de Dados sendo os especialistas no assunto e mais adequados para implementar processos e alterações nos dados, apoiados por outros papéis operacionais como analistas de qualidade, analistas de dados e arquitetos de dados. Em geral, essa proposta de hierarquia de governança facilita a comunicação e a colaboração entre executivos, gerentes seniores, pessoal técnico e consumidores de dados.

Diretrizes de Indicação de Autoridade de Dados Autoridades de Dados desempenham um papel essencial em um programa de Governança de Dados. Atuam no gerenciamento da qualidade e da segurança das informações de um departamento. Também podem ser vistas como elo entre os usuários, o departamento de tecnologia da informação e os órgãos estratégicos de Governança de Dados. O papel de Autoridade de Dados não é uma função de TI, e sim de negócios. A principal responsabilidade de uma autoridade é garantir que os dados estejam adequados para suportar as atividades operacionais e estratégicas da organização ou departamento ao qual está vinculado. Especialistas em Governança de Dados afirmam que o papel de Autoridade de Dados requer pessoas com habilidades para adquirir, manter e agregar dados. Entre suas competências, as autoridades devem ter: confiança e competência; adoção de tecnologia; noções básicas de programação; compreensão geral de modelagem de dados; entender e ter experiência com projetos de inteligência de negócios (Business Intelligence) e suas variações; e compreensão básica dos conceitos de qualidade e segurança de dados. Atualmente, na Prefeitura há um conjunto de Autoridades de Dados responsáveis pelo compartilhamento de dados para cada secretaria, como apresentado na tabela abaixo. Estas autoridades foram designadas pelo dirigente máximo de cada órgão ou entidade abrangidos do Poder Executivo Municipal como responsáveis por apreciar e decidir sobre o pedido de acesso a informações (DECRETO Nº 28.527; Art. 17).

Há um caminho natural para que estas autoridades sejam efetivadas para assumirem o papel de Autoridade de Dados em seus departamentos. Mas, em caso das atuais autoridades não possuírem competências/habilidades para desempenhar as responsabilidades apontadas para o papel de Autoridade de Dados, é recomendada a seleção e treinamento de servidores com base nas seguintes habilidades:

Em função da baixa maturidade em gestão e Governança de Dados, há uma baixa probabilidade de todos os departamentos possuírem servidores que possuam todas estas competências. Assim, devem ser priorizadas as habilidades interpessoais: como sólido entendimento do negócio, liderança e trabalho em equipe. Consequentemente, as outras habilidades precisam ser construídas. Isso inclui treinamento nas ferramentas para criar, manter, agregar e gerir dados, bem como sobre as políticas, padrões e processos de dados em vigor do programa de Governança de Dados.

Papéis Técnicos Cada Unidade de Gestão, pode também definir um conjunto de papéis específicos de gestão de dados, a exemplo das funções relatadas na tabela abaixo:

Administrador de Base de Dados Arquiteto de Dados Gerente do de Inteligência de Negócios Administrador Segurança de Dados Especialista de Dados Arquiteto de Negócios Analista de Inteligência de Negócios Analista de Informação Analista de Dados Administrador de Base Arquiteto de Integração de Dados Gerente do Programa de Inteligência de Negócios Administrador de Segurança de Dados Especialista de Integração de Dados Arquiteto de Inteligência de Negócios Analista de Inteligência de Negócios Analista de Segurança da Informação Analista de Integração de Dados

Tão importante quanto os papéis técnicos, cada Unidade de Gestão de Dados possui uma equipe maior de servidores técnico-administrativos que também lidam com dados nos seus dia-a-dia. Estes servidores atuam nas extremidades da cadeia de dados, justamente na produção e consumo dos dados. Assim como os papéis técnicos, eles também devem ser atribuídos de responsabilidades de forma a garantir que os dados sejam consumidos e produzidos de acordo com as políticas, padrões e processo definidos pelo Conselho de Governança de Dados. Os servidores técnicos-administrativos usualmente assumem os seguintes papéis: