Papeis e Estrutura da Governança de Dados

Idealmente, organizações precisam gerenciar a atribuição de responsabilidades aos seus membros em relação às atividades que devem ser realizadas. Isso significa que, para que um plano de ação do trabalho seja executado por todos os membros, não apenas é necessário associar funções a cada membro da organização, mas também fornecer uma maneira de organizar e exibir essas atribuições de papéis e responsabilidades. Para tal, existem recursos que podem auxiliar no cumprimento desta finalidade, sendo o mais conhecido chamado de Matriz de Responsabilidades.

Matrizes de Responsabilidades permitem registrar e atribuir diferentes graus de responsabilidade para cada atividade desenvolvida pelos membros de uma organização. Por exemplo, quem é encarregado de realizar a atividade e quem deve ser informado quando a ação está completa. Em geral, todo fluxo de trabalho é dividido em tarefas ou subtarefas e, então, são inseridos na matriz. De forma geral, as Matrizes de Responsabilidades podem ser vistas como um sistema de gráficos que ilustra o objetivo de cada tarefa na organização e a ação que é necessária para ser realizada por cada indivíduo.

A definição de papéis e responsabilidades deve estar em alinhamento com a hierarquia de Governança de Dados proposta. As responsabilidades para cada papel devem ser definidas com limites claros e gerenciáveis e devem ser claramente comunicadas em toda a organização de forma a proporcionar uma maior compromisso na gestão dos ativos de dados.

Faz-se relevante a menção de que, sem papéis e responsabilidades definidos, há um risco aumentado de que a equipe envolvida no trabalho não seja utilizada com eficiência nas funções mais alinhadas ao seu conjunto de habilidades.

Níveis Organizacionais da Governança de Dados • Nível Executivo: corresponde à função ou autoridade final de poder decisório, atuando também como principal patrocinador do programa de Governança de Dados. • Nível Estratégico: geralmente compreende a alta administração, composto por conselhos e órgãos que direcionam as iniciativas e o planejamento estratégico quanto à Governança de Dados, dentre suas principais responsabilidades, pode-se citar: • Estabelecer metas e objetivos relacionados a gestão de ativos de dados • Fornecer liderança ao programa de Governança de Dados • Estabelecer e aprovar princípios, políticas, processo e padrões de gestão de dados • Nível Tático: o corpo atuante neste nível traduz as metas e objetivos previamente definidos pelos níveis supracitados, em objetivos e atividades específicas, compreendendo também atribuições de gestão e monitoramento quanto à realização destas atividades e, principalmente, atuando como principal intermediador de forma a promover uma comunicação eficiente entre o nível estratégico e operacional. Dentre suas principais atribuições, pode-se citar: • Fornecer suporte gerencial ao programa de Governança de Dados • Desenvolver artefatos de governança e gestão de dados • Fornecer ajuda operacional no planejamento e na resolução de problemas • Nível Operacional: foco na operacionalização, através da execução de atividades que possibilitem o alcance das metas e objetivos previamente estabelecidos. Dentre suas principais atribuições, destacam-se: • Representar áreas funcionais através da organização • Executar processos e procedimentos • Garantir conformidade com as políticas • Reportar necessidades

Camadas Ortogonais da Governança de Dados • Suporte: Esta camada reúne órgãos que atuam no suporte das atividades da Governança de Dados, sendo responsáveis pela administração do programa de Governança de Dados. Atuam como facilitadores do uso do Conselho de Governança de Dados, comunicando os componentes do programa e os valores do mesmo para a organização, além de fornecer suporte consultivo para os níveis estratégico, tático e operacional. • Parceiros: Esta camada reúne órgãos e entidades que fornecem suporte regulatório e de conformidade.

Distribuição do Processo Decisório Em complemento à estrutura organizacional, é preciso também definir o grau em que o processo decisório está concentrado em um único ponto da organização. O grau de centralização impacta em quão independente ou dependente são os órgãos de um determinado nível. Estruturas organizacionais descentralizadas disseminam responsabilidades de tomada de decisão para gerentes de nível inferior e alguns funcionários não gerenciais. Por outro lado, um modelo organizacional centralizado mantém as responsabilidades de controle e tomada de decisão próximas ao topo da organização.

Hierarquia de Governança

Após uma série de discussões sobre o tema, foi definido pelos representantes da Prefeitura do Recife, em conjunto com representantes da EY, que o modelo mais 26 Matriz de Responsabilidades 3.0 – Abordagem Metodológica da Hierarquia de Governança adequado é o Central-distribuído, tendo em vista que:

• Conforme informado anteriormente, a Prefeitura atualmente opera em um modelo independente, com processos e procedimentos do ciclo de vida dos dados, atuando de maneira descentralizada e específica para cada secretaria. Há a necessidade de centralização e definição hierárquica, no qual papéis e órgãos táticos e estratégicos definirão a gestão e o direcionamento dos procedimentos, padrões e diretrizes de dados para toda a Prefeitura do Recife, havendo uma padronização em todo o “modus operandi” no processo e gestão do ciclo de vida de dados. • Adicionalmente, com a adoção de uma camada centralizada, haverá o reporte periódico de desempenho das funções e atribuições de dados, além de uma estrutura que favorece a implementação de novas iniciativas e adoção de soluções e projetos que agreguem valor à gestão de dados e favoreçam um cenário apropriado para o alcance dos objetivos e da missão da Prefeitura do Recife; • O modelo central-distribuído define um tom apropriado de autoridade de liderança na parte superior, assim como propicia um maior patrocínio e engajamento por parte dos funcionários. • Durante a reunião, foi levantada a possibilidade de aplicação de um modelo puramente centralizado, porém, devido ao cenário atual da Prefeitura, que atualmente opera de forma descentralizada, foi acordada que uma proposição mais híbrida seria mais adequada e viável para a Prefeitura do Recife. Em adição, um modelo meramente centralizado também não seria coerente devido à premissa de que cada secretaria possui particularidades e especificidades no fluxo de coleta, produção, tratamento e disponibilização de dados. • No modelo central-distribuído, as unidades possuem capacidade parcial de agir de forma independente, podendo fazer solicitação de ajustes específicos de políticas, processos e padrões de acordo com suas especificidades. Esta premissa fortalece a escolha do modelo definido, considerando o cenário atual da Prefeitura.

Em geral, a centralização da decisão e supervisão da Governança de Dados aliada à distribuição da operação traz uma maior versatilidade, rapidez e precisão nas decisões, o que seria impossível de obter se toda a gestão dos dados estivesse concentrada em um só órgão no topo da organização. Mediante as informações supracitadas, atualmente a Prefeitura do Recife opera em um modelo independente, no qual os órgãos e secretarias possuem seus próprios procedimentos internos, não havendo uma uniformidade e padronização no gerenciamento de dados da Prefeitura como um todo. Adicionalmente, faz-se relevante que os modelos Local-distribuído e Balanceado exigem um grau maior de maturidade e homogeneidade dos processos de gestão e governança de dados. Requisito este, ainda não atendido pela Prefeitura.

Órgãos e Papéis de Governança Nesta seção, será apresentada uma proposta de Hierarquia de Governança de Dados a ser aplicada pela Prefeitura do Recife. A mesma foi elaborada conforme as nossas metodologias previamente apresentadas na seção anterior. Serão mencionados de forma conceitual, o principal propósito de cada um dos “órgãos e organismos” existentes na proposta e como estes agentes de atuação se relacionam entre si. O programa de Governança de Dados será planejado, gerenciado e implementado por meio de uma hierarquia em múltiplos níveis, sob a liderança do Prefeito, que possui autoridade final de revisão e tomada de decisão. Cada nível consiste em órgãos e papéis que tratam da privacidade, qualidade e gerenciamento de dados, análise de dados, e outras questões em torno do tratamento de dados. Cada nível também possui responsabilidades claramente definidas para aprovação, elaboração, implementação e/ou aplicação de políticas e orientações envolvendo dados.

A Figura abaixo apresenta a recomendação de hierarquia organizacional de alto nível para a Governança de Dados para a Prefeitura de Recife.

Hierarquia da Governança de Dados